Функція закупівель в ОГТСУ останнім часом пройшла великий шлях і зазнала значних змін. Досвідом у процесі закупівлі з інформаційним ресурсом infobox.prozorro.org поділився Борис Любич, директор із закупівель Оператора ГТСУ України.

Що ОГТСУ ​довелося змінювати у закупівельній роботі внаслідок повномасштабного вторгнення росії? З якими викликами ви стикнулися?

Більшість змін відбулась в процесах, суміжних до закупівель. За два з половиною роки ми пройшли шлях від тотальної економії до вчасного забезпечення своїх потреб. Щодо викликів, то вторгнення росії призвело до виходу з ринку частини контрагентів або їх небажання заходити в контракти, що регламентуються умовами Закону України «Про публічні закупівлі».

Чи виникають диспути навколо питань бюджету або збору потреб під час підготовки оголошення закупівлі?

Агрегація потреби, метод визначення очікуваної вартості, характеристики предмета закупівлі, кваліфікаційні вимоги та вплив вимог щодо локалізації, обсяг документів, який вимагається від учасника — все це впливає на подальшу долю закупівлі. Тому так, ці питання постійно обговорюються.

Що найважче закуповувати: товари, роботи чи послуги? І чому?

Ми не розділяємо складність закупівель за ознакою — товари, роботи чи послуги. Є специфічні категорії, при закупівлі яких ми докладаємо значних зусиль, щоб якісно забезпечити потреби підприємства. Складність полягає і в тому, щоб зацікавити контрагентів взяти участь у торгах, якщо їх не влаштовує, наприклад, розрив у строках між наданням пропозицій та укладанням договору, або умови договору.

В яких випадках ви вдаєтеся до неконкурентних процедур? У BI Prozorro близько половини завершених закупівель ОГТС за 2023-2024 роки припадає саме на них.

В умовах воєнного стану значну кількість закупівель ми провели відповідно до норм Постанови КМУ №169 «Деякі питання здійснення оборонних закупівель товарів, робіт і послуг в умовах воєнного стану» і Постанови КМУ №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування». Ці постанови дозволяють обирати контрагента без проведення відкритих торгів, проте навіть при проведенні таких закупівель Товариство дотримується принципів конкурентного відбору контрагента.

Якщо подивитися на вартісний показник, частка закупівель без проведення відкритих торгів склала менше 2% від загальної вартості наших закупівель, оприлюднених у Prozorro у 2022-2023 роках.

Минулого року в ОГТС була найбільша закупівля бензину та пального в Prozorro market взагалі. Чому ви обрали саме цей інструмент? В яких ще ваших закупівлях він міг би знадобитися?

Ми обрали Prozorro market завдяки двом перевагам: швидкість закупівель (15-17 днів замість щонайменше 25 днів на відкриті торги) і відсутність потреби оцінки кваліфікаційних документів учасника.

Разом з тим, ми виявили і певні вузькі місця використання Prozorro market. По-перше, неможливо виставити вимоги переможцю щодо надання документів на підтвердження права підпису правочину, є неврегульованості щодо комплаєнс перевірок. По-друге, є проблема із застосуванням інституту локалізації, оскільки згідно Постанови КМУ №861 «Про затвердження порядків підтвердження ступеня локалізації…» учасник повинен надати документи, що підтверджують належну сертифікацію виробника, саме в складі пропозиції.

Як ви оцінюєте ефективність закупівлі? Чи завжди найменша ціна є запорукою успішної закупівлі?

Ефективність закупівлі полягає в пошуку справедливої, а не найменшої ціни, щоб інтереси постачальника і замовника були збалансовані. Справедлива ціна враховує кон’юнктуру ринку, умови оплати і строки поставки, зазначені в проєкті договору на закупівлю, а продукція повністю відповідає вимогам, визначеним у технічному завданні, в т. ч. — у частині гарантійних зобов’язань, комплектації.

Деякі учасники після подання пропозицій намагаються запропонувати невідповідний товар дешевше або змінити умови поставки. З точки зору постачальника, подання найменшої ціни — шанс, що твою пропозицію розглянуть в першу чергу.

У той же час у фокусі нашої уваги й інші фактори: конкуренція, успішність тендерів і мінімізація вимог до учасників.

Наведете приклад ефективної закупівлі, якою пишається ваша закупівельна команда?

У першу чергу згадуються кейси, коли ми долучили гравців ринку, які до 2023 року не дуже цікавились нашими закупівлями. Наприклад, на тендер із закупівлі паливно-мастильних матеріалів вперше прийшов і переміг ТОВ “УКРНАФТА-ПОСТАЧ” з цінами, що на понад 6% кращі (тобто нижчі?), ніж у найближчого конкурента по аукціону. А під час закупівлі автотранспорту ТОВ “АВТО-РЕГІОН” запропонував пікапи виробництва “ТАТА Моторс” з економією більше 20%.

Також є позитивні зміни у строках проведення і укладання контракту, коли від дати оголошення закупівлі до підпису договору проходить менше 28 календарних діб. Цьому сприяє ретельне попереднє опрацювання заявки на торги і повна кооперація з внутрішнім замовником. Часом, строк попередньої підготовки тендерної документації перевищував строк проведення торгів і укладання контакту.

Підсумую: ефективна закупівля — це закупівля, яка дала компанії результат: необхідний товар чи послугу. Маємо і наше внутрішнє визначення надзвичайно ефективної закупівлі. Це така, що відбулась з першого разу без скасувань та без внесення змін в тендерну документацію, переможця визначили результати торгів з двома і більше учасниками, а договір укладений і реалізований в мінімальні строки.

Як побудована ваша закупівельна команда? Скільки уповноважених осіб (УО) і як в ОГТС між ними розподіляються закупівлі?

Закупівельна функція в Товаристві забезпечується службами категорійного менеджменту,  закупівельниками, адмініструванням договорів та складського господарства і управління запасами. В ОГТСУ наразі 11 уповноважених осіб, а розподіл функціоналу та закупівель між ними здійснюється за спеціалізацію та кросфункціональністю.

Профільні фахівці та фахівці внутрішнього замовника долучаються до планування та проведення закупівлі.

Чи є у ваших УО КРІ? Які?

УО мають цільові показники, які відображають ефективність їх роботи та закупівельної функції в цілому. Йдеться про загальну успішність закупівель, кількість учасників торгів, строки проведення окремих етапів закупівлі тощо.

За яким критерієм ви оцінюєте професійний рівень закупівельної команди?

У першу чергу, за розумінням поставлених задач. Враховуємо адаптивність до змін та ініціативність, які покращують закупівельну роботу. Ми плекаємо культуру обміну інформацією в колективі.

Що з досвіду ОГТСУ може бути корисно замовникам з великими закупівельними бюджетами?

По-перше, проводити зустрічі з ринком (ринкові консультації, день контрагента тощо), адже саме вони дозволяють почути проблематику взаємовідносин із замовником. По-друге, запровадити практику оцінки закупівельної функції іншими підрозділами компанії. Такий інструмент дозволяє визначити очікування внутрішніх служб та інших підрозділів компанії і вдосконалити внутрішню співпрацю в процесі реалізації виробничих програм.

Матеріал також можна прочитати на сайті infobox.prozorro.org за посиланням