Оператор ГТС України розпочинає впровадження електронного документообігу (EDI) для обміну первинною фінансовою документацією з контрагентами. Перехід на електронний документообіг допоможе спростити спільну роботу й управління інформацією, а також оптимізувати процеси узгодження документів.

EDI – це електронний документообіг, який має юридичну силу та дозволяє проводити весь процес затвердження та підписання документів за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) – без паперових екземплярів. Можливість використання EDI забезпечується Законами України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги». Компанія вже почала роботу з контрагентами з переходу на EDI та підписання для цього необхідних додаткових угод.

Використання системи EDI та перехід на електронний документообіг при обміні фінансовою документацією з контрагентами дозволить:

• суттєво прискорити процеси узгодження та обміну документацією з контрагентами та її підписання завдяки використанню електронного підпису;
• забезпечити прозорість обігу документації;
• виконувати автоматизовані звірки взаєморозрахунків по угодам та операціям;
• скоротити витрати на друк і доставку документів;
• скоротити витрати на створення, зберігання і обробку документів.

Система побудована на базі системи документообігу Deals, яка лежить в основі більшості державних реєстрів України, таких як Державний реєстр речових прав на нерухоме майно та Єдиний державний реєстр виконавчих проваджень Міністерства юстиції. Серед тих, хто успішно застосовує цю систему – Міністерство інфраструктури України, АТ «Укртранснафта», державне підприємство Prozorro та інші підприємства. Ця платформа має національну сертифікацію і рівень безпеки Г-2 і Г-3.

«У світовій практиці економія часу після інтеграції EDI становить 15%. Сподіваємося, що наші партнери оцінять зручність і швидкість системи електронного документообігу. Також наявність ефективної системи електронного документообігу EDI є одним із ключових факторів, необхідних для реалізації концепції швидкого закриття звітного бухгалтерського періоду. Крім того, відсутність паперових документів не тільки скорочує витрати компанії, але і дозволяє нам робити свій внесок у захист навколишнього середовища», – розповіла Катерина Палій, головний бухгалтер ОГТСУ.